Créer un dispositif de conduite du changement performant – Étape 2/3 : Leviers

Selon AtosOrigin, 66% des projets de conduite du changement dépassent les budgets, sont en retard, ou ne mettent pas en œuvre les fonctionnalités prévues.

C’est un fait : il est essentiel de créer un dispositif de conduite du changement performant avant même de se lancer dedans. Mais comment faire, lorsque l’on dispose de ressources budgétaires et humaines limitées ? Comment tout de même mener une conduite du changement sur une large population utilisateur ?

Nous avons conçu cette série de 3 articles pour vous donner des pistes opérationnelles, qui assureront la réussite de votre projet de conduite du changement. 3 articles, pour 3 étapes : la phase de diagnostic, la phase de levier (d’accompagnement, de formation et de communication), et la phase de pilotage du changement.

 

Dans ce second article, après avoir décortiqué la phase de diagnostic d’un projet de conduite du changement efficace, nous vous proposons de découvrir les étapes-phares de l’organisation des leviers du changement : accompagnement formation et communication. L’objectif de cet article, inspiré de la méthode Moutot & Autissier : vous donner des éléments concrets à émuler pour mener à bien cette phase cruciale de votre projet.

 

Mettre en place les accompagnements nécessaires

 

Avant toute chose, il vous faudra détecter les besoins de vos collaborateurs en termes d’accompagnement. Pour ce faire, procédez à une étude d’impact : il s’agit d’une analyse des micro-changements engendrés par le projet, pour chacun des acteurs concernés. Chacun de ces micro-changements nécessitera d’être accompagné par un levier particulier : un axe de communication, une action de formation, une mise en oeuvre de nouveaux process…

Si vous mettez par exemple en place l’utilisation de la suite Office 365 (ou G suite) à l’échelle de l’entreprise, il est fort probable que l’implémentation des divers logiciels provoque des changements au niveau micro : la transition du téléphone vers Skype pour vos commerciaux, la sauvegarde des données professionnelles dans le Cloud pour l’ensemble des collaborateurs.

 

Outils : Dans un tableau exhaustif, listez les changements, pour chacune de vos populations, selon une typologie commune :

  • Les changements de compétences : quels sont les savoirs et savoir-faire dont vont avoir besoin vos collaborateurs ?
  • Les changements de process : quelles dynamiques, synergies, procédures vont muter face au changement ?
  • Les changements de postes : quels métiers vont être transfigurés par ce changement ?
  • Les changements de KPIs : en quoi la mesure de la performance du travail des uns et des autres va-t-elle être influencée par le projet ?
  • Les changements d’outils : quels outils vont disparaître, ou au contraire apparaître dans le quotidien des collaborateurs ?
  • Les changements de culture : votre culture, vos valeurs d’entreprise vont-elles être impactées par ce projet ?
  • Les changements de comportements : quels savoir-être et savoir-vivre vont devoir être accompagnés pour conduire durablement le changement ?
  • Les changements de pouvoir : la structure hiérarchique ou managériale de l’entreprise va-t-elle devoir être modifiée, adaptée au changement ?

À l’issue de cette réflexion, vous aurez devant vous un tableau rassemblant les actions d’accompagnement concrètes à mettre en place par la suite.

 

Notre conseil pratique : Veillez à bien découper chacun des changements en tâches véritablement opérationnelles, où chaque micro-évolution débouche sur une action de formation ou de communication.

 

Créer un plan de communication agile

L’un des challenges d’un projet de conduite du changement réside dans le fait qu’il faille communiquer sur une réalité encore incertaine, avec des variables qui peuvent faire basculer le projet à tout moment (risques, retards, échecs…). S’il est crucial de créer un plan de communication bien cadré, il vous faudra pour autant le rendre agile, afin qu’il s’adapte aux évolutions que vous cernerez au fil de l’avancée du projet.

Pour commencer son plan de communication, il est toujours préférable de commencer par brainstormer sur le positionnement du projet. Mettez en lumière les idées-phares liées au changement à venir, et les images positives mais aussi négatives que celui-ci peut renvoyer. Déterminez quelles formules accrocheuses et quels slogans pourront créer l’engagement des collaborateurs, et rythmer votre communication tout au long du projet.

Dans un projet de conduite du changement, on compte en moyenne 10% d’opposants au changement.

L’un des éléments les plus délicats d’un plan de communication de changement reste bien évidemment de gérer les résistances de ces utilisateurs finaux, qui trouvent à redire au projet. Ne les évitez pas, et servez-vous justement de leurs discours pour renforcer vos positions. Grâce à des questionnaires réguliers, et des réunions organisées par les managers opérationnels, repérez les résistances qu’ils opposent au projet. Puis, pour les désamorcer, avancez des éléments concrets (des chiffres, des actions menées, des engagements pris…), qui expliquent de manière irréfutable le changement.

Outils : Pour vous assurer de communiquer de la meilleure manière qui soit avec vos cibles, n’hésitez pas à varier les supports de communication :

  • Pour lancer le projet, rien de mieux que de préparer un kit de communication, qui explique les bénéfices attendus du changement, les rôles des uns et des autres, ainsi que les dates-butoir essentielles. Vous pouvez distribuer ce kit lors d’une réunion ; pour ce faire, privilégiez les petits groupes, où les managers de terrain présenteront le projet, créant ainsi l’engagement dès le kick-off.
  • Pour communiquer tout au long du projet, de nombreux formats sont à votre disposition. Nous vous en avons parlé dans un article précédent, où nous vous présentions les 7 clés pour bien gérer sa communication du changement. Si un seul format devait retenir votre attention, ce serait celui-ci : les messages push, intégrés au sein même d’un logiciel utilisé par les collaborateurs, qui constituent un levier de communication particulièrement performant.
  • Faites appel au Lemon Push, des messages qui apparaissent directement dans les outils. Plutôt que d’envoyer des mails qui seront peu consultés, vous pouvez inclure vos messages directement dans les outils.

Nos conseils pratiques : Veillez à utiliser le même langage que les cibles : avec bonheur, lors de la phase de diagnostic, vous avez déjà identifié leur manière d’aborder le projet ! Attention également à ne pas brouiller les pistes en partageant trop d’informations.

 

Mettre en place un plan de formation réaliste

 

Former les collaborateurs à un changement peut sembler être une tâche incroyablement chronophage. Le plan de formation demeure cependant un investissement absolument nécessaire, qui assure la pérennité du changement. Votre premier défi : identifier les besoins de formation, selon les différentes populations concernées, en termes de :

  • Savoirs théoriques : quels éléments de culture ou de contexte vont devoir être appris par les collaborateurs ?
  • Savoir-faire : quelles capacités opérationnelles sont nécessaires pour mettre en route le changement ?
  • Savoir-être : quels process, comportements ou modes de pensée doivent être intégrés pour assurer une durabilité au changement ?

Afin de limiter votre budget de formation, il vous faut répondre à une question cruciale : formez-vous directement les collaborateurs, ou uniquement vos key users ? Les key users sont un panel de collaborateurs sélectionnés au préalable, qui sont formés aux nouvelles pratiques et aux nouveaux comportements, pour ensuite infuser leurs savoirs tous frais aux autres utilisateurs finaux.

Chez Lemon Learning, nous accompagnons des projets de conduite du changement logiciel. Or, dans la plupart de ces projets, nous constatons que les budgets ne permettent pas de former directement les utilisateurs finaux en présentiel, et que le e-learning (basé sur des captures vidéo, des simulations online et des PDF) n’est pas assez consulté par les collaborateurs, ou peu efficace. C’est pour cette raison que nous avons développé des formations directement intégrables aux outils qui font l’objet du changement. Ces formations dynamiques permettent aux formés de mettre directement leurs nouveaux savoirs en pratique, et diminuent ainsi le budget alloué au présentiel, qui supporte uniquement les aspects plus théoriques de la formation.

Plutôt que de choisir entre un dispositif 100% présentiel (lourd à organiser et peu engageant pour les apprenants) et un dispositif distanciel, vous pouvez créer des guides interactifs qui s’intègrent directement dans le logiciel.

 

Notre conseil pratique : Créez ce plan de formation en collaboration avec les relais opérationnels : eux seuls connaissent la réalité du terrain, et vous permettront de déceler les formations à dispenser aux collaborateurs.

 

Étude d’impacts, plan de communication, et plan de formation : vous voici désormais armé de la triade essentielle au lancement de votre projet de conduite du changement. “Il ne reste plus qu’à !” Vraiment ? Non : il vous faudra encore suivre de très près le déploiement de ce projet.

Découvrez nos clés pratiques pour piloter votre projet de conduite du changement dans le prochain article.

Partagez cet article via