Créer un dispositif de conduite du changement performant – Étape 3/3 : Pilotage

Selon AtosOrigin, 66% des projets de conduite du changement dépassent les budgets, sont en retard, ou ne mettent pas en œuvre les fonctionnalités prévues.

Pour ne pas tomber dans les mêmes déboires que ces 66%, il est crucial de créer un dispositif de conduite du changement performant, avant de se lancer dans l’aventure. La question primordiale, pour bon nombre d’entreprises qui ne disposent pas de grandes ressources en termes de budgets et d’équipes, est : « Comment mener une conduite du changement efficace sur une large population utilisateur ? »

Nous avons conçu pour vous une série de 3 articles qui permettra de répondre à cette question-clé. Ces 3 articles vous donneront des clés concrètes pour aborder les 3 étapes de votre projet : la phase de diagnostic, la phase de levier (d’accompagnement, de formation et de communication), et la phase de pilotage du changement. 

Pour s’assurer d’une conduite du changement durable, il ne suffit pas de mettre en place des plans de formation et de communication efficaces. Tout l’art de mettre en place de nouveaux outils et de nouvelles pratiques de manière pérenne réside dans le suivi des actions menées.

Vous trouverez dans ce dernier article nos conseils pratiques pour installer des outils de mesure et de pilotage réellement efficaces, qui vous permettront de réajuster les actions à prendre tout au long du projet.

 

Mettre en place des tableaux de bord dynamiques

Comme dans tout projet, il vous faudra décider des métriques à suivre, qui vous permettront d’évaluer l’avancement du changement. Dans un tableau de bord concis, simple à consulter et à remplir, consignez donc en vis-à-vis :

  • Les dates-butoir, et les éventuels retards pris sur chacune des étapes du projet
  • Les dépenses prévues, et les dépenses réelles (autant en termes de budget que de ressources humaines mises à disposition)

Selon le changement que vous souhaitez mettre en place, vous trouverez d’autres métriques essentielles à suivre. Dans un projet d’implémentation d’un nouveau logiciel, vous pourrez récolter des statistiques liées à l’utilisation de ce nouvel outil (nombre de connexions, de tâches réalisées avec l’outil…).

Il est tout à fait crucial, dans le déploiement d’un projet de grande ampleur, de segmenter votre pilotage selon les différentes entités de l’entreprise, par pays, ou par populations de collaborateurs. Cette granularité d’analyse vous permettra de bien valider, au fil de l’eau, que les messages et documents transmis arrivent bien aux destinataires.

 

Outils : Pour que ces tableaux de bord soient toujours tenus à jour, il vous faudra impliquer dans ce reporting les relais opérationnels que vous avez désignés dans la première étape de votre dispositif (voir notre premier article). N’hésitez donc pas à le partager sur un format dynamique, comme un Tableau excel / spreadsheet online, Trello etc..

Notre conseil pratique : Bien choisir des KPI sur lesquels vous pourrez avoir un effet, et ne pas multiplier les indicateurs.

 

Mesurer régulièrement le changement en cours

Si, d’une part, il est nécessaire de suivre les métriques liées au bon déroulement du projet, il n’en est pas moins crucial de mesurer l’engagement et l’implication des collaborateurs vis-à-vis du changement en cours. Pour cela, il n’y a pas de secret : il vous faudra échanger avec les acteurs concernés.

Le baromètre ICAP est en ce sens une méthode de suivi du changement particulièrement efficace. Cette méthode se base sur un acronyme, qui permet de retenir les indicateurs de changement à suivre :

  • Le taux d’Information du projet : les collaborateurs ont-ils reçu les messages-clés ?
  • Le taux de Compréhension du projet : les collaborateurs ont-ils compris ces messages ?
  • Le taux d’Adhésion au projet : les collaborateurs ont-ils été convaincus par ces messages ?
  • Le taux de Participation au projet : les collaborateurs se sont-ils engagés dans le projet ?

En posant régulièrement des questions liées à ce baromètre ICAP, vous vous assurerez de modeler le projet en fonction du changement effectivement en cours. Cela vous permettra, éventuellement, de rajouter un volet à votre plan de communication (un atelier incentive, une réunion d’information…) ou à votre plan de formation (une mise en oeuvre pratique du nouvel outil, une plénière pour faire le point sur les nouvelles méthodes…).

Outils : Encore une fois, à ce stade du projet, les enquêtes distribuées aux collaborateurs sont les meilleurs outils qui soient. Des formats dynamiques, courts et donc facilement remplissables, vous assureront un taux de réponse optimal, et un suivi très précis du changement de moeurs et d’attitudes. N’hésitez pas à augmenter encore ce taux de réponse en intégrant ces enquêtes digitales à des notifications push ; insérées au coeur même du nouveau logiciel déployé, par leur côté ludique et leur immédiateté, elles poussent l’utilisateur à répondre.

Quel que soit l’outil de questionnaire que vous utilisez, vous pouvez l’inclure directement dans un push Lemon Learning, ce qui permet d’augmenter le taux de réponse, et d’interagir avec les utilisateurs au moment où ils sont concernés par le sujet.
Avec ces conseils, outils et bonnes pratiques, votre projet de conduite de changement est sur de bons rails ! Si vous souhaitez en parler plus à même avec des experts de l’implémentation des nouveaux logiciels, n’hésitez pas à nous contacter.

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